קרדיט תמונה FREEPIKהפקת כנס
כנס, קונגרס, או ועידה הוא מפגש בן שעות אחדות, יום שלם ולעיתים אף כמה ימים, המוקדש לנושא מוגדר ומכוון לקהל יעד ייעודי, כאשר במהלך הכנס מוצעות דרכים שונות למפגש עם נושא הכנס, כגון הרצאות, סדנאות, מפגשים בין- אישיים ואף אירועים חווייתיים כמו הצגה, מופע וכדומה. ישנם כנסים המתקיימים בתדירות קבועה, למשל אחת לשנה לעומתם, ישנים כנסים אחרים שהינם חד-פעמיים. ארגון כנס הוא משימה מורכבת הכוללת השקעה רבה של משאבים. ישנם אלמנטים רבים החשובים מאוד לדעת לפני שמארגנים כנס. לצורך הכנת המאמר ביקשנו להיפגש עם חני משולם, בעלים של חברת ההפקות המצליחה "פרוצ'י הפקות" המתמחה בארגון כנסים לחברות גדולות ובעזרתה נביא בפניכם את 5 הדגשים החשובים שצריך לתת עליהם את הדעת בתכנון כנס מוצלח.5 הדברים החשובים ביותר בהפקת כנסים
1) וודאו שיש לכם מטרהישנן הרבה סיבות לכך שתרצו להתחיל לתכנן כנס, אך עליכם לדעת מה אתם בסופו של דבר רוצים להשיג באמצעותו. הגדרת המטרות הינה המפתח להצלחת הכנס. יש לקחת בחשבון עם מה המשתתפים שלך יוצאים מהכנס? מיהו קהל היעד והמשתתף האידיאלי שלך? מדוע שמישהו ירצה להשתתף? עוד לפני שתתחילו בתכנון הכנס, הקפידו לחקור האם יש כבר כנסים אחרים באותה המתכונת ואם כן, כיצד הכנס שלכם עשוי להיות שונה וייחודי.
2) ההכנה היא המפתח להצלחה
תכנון כנס הוא למעשה תכנון של יותר מ 20 אירועים קטנים שצריכים לזרום זה עם זה בצורה חלקה. החל מאוכל ומשקאות וכלה במפגשים כלליים. כל אלמנט ומרכיב כאן הוא חיוני! יהיה עליכם לחשוב על כל האספקטים מכל זווית אפשרית. כל החלטה שתקבלו צריכה לקשור את המטרות שהגדרתם בשלב הראשון. תכנון נכון עם לו"ז מוקפד ומדויק הוא הבסיס לכנס איכותי, כך שהתוצאה תהיה אירוע בלתי נשכח!
3) המיקום!
המיקום נקבע בהתאם למספר פרמטרים הכוללים: תקציב, נגישות גבוהה לתחבורה ציבורית, אפשרויות חניה, נגישות לבעלי מוגבלויות ובהתאמה תרבותית לקהלי היעד. כמו כן חשוב לשים לב כי המקום מתאים לתכני הכנס. לדוגמא - כנס בנושא שותפות יהודית ערבית כדאי שיהיה במיקום עם הקשר מעורב של יהודים וערבים עם שילוט בשתי השפות ועוד. מיקום הוא אלמנט חשוב מאוד ויש לקבל החלטה זו בכובד ראש.
4) בחירת ספקים
עבודה עם ספקים אמינים מעניקה שקט נפשי וביטחון כי הכנס יתנהל כשורה. ישנן מספר דרכים לבדיקת הספקים שלך, אפשרות ראשונה היא מפה לאוזן – זוהי האפשרות המועדפת, כיוון שהיא מבוססת על ניסיון משפחה, חברים ואנשים קרובים אשר חולקים את החוויה שלהם בעבודה עם אותם ספקים. אפשרות נוספת והרבה יותר פשוטה היא לפנות לחברת הפקות מובילה שיש לה ניסיון עם הפקות כנסים בסדרי הגודל המדוברים – חברת הפקות שכזו יכולה לתת לכם את השקט הנפשי בכל מה שקשור לתכנון וארגון הכנס וכמובן הביצוע בפועל על הצד הטוב ביותר.
5) שיווק דיגיטלי
שיווק הכנס הינה נקודה חשובה מאוד, במידה ומטרת הכנס שלך הינה להביא חברים חדשים להצטרף לקהילה שלך, יישום אסטרטגיית שיווק דיגיטלית מורחבת תסייע לארגון שלך להגיע לקהל רחב יותר. תוכלו למצוא חברים פוטנציאליים חדשים במדיה החברתית כיוון שזהו המקום בו אנשים צורכים מידע. יישום אסטרטגיה שיווקית יכול להשפיע רבות על הקהילה וצמיחתה ועל כן לעיתים יש מקום להיעזר במשווק מקצועי.
חשוב לזכור כי לאחר תכנון הכנס, יש להקדיש זמן לחשוב על מה שהלך טוב במהלך הכנס, אילו אתגרים היו, הזדמנויות לשיפור והאיומים על הכנס הבא. מומלץ לשבת עם כל בעלי העניין המרכזיים באירוע שלך כולל נותני החסות במידה והיו, המגישים, המקום, הספקים וכל אדם אחר אשר היה חיוני בכדי לעזור לך להפוך את הכנס שלך להצלחה. קחו את זה כצעד חשוב מאוד ותגלו שבכל פעם שתתחילו לתכנן כנס, זה הופך להיות מעט יותר קל.
לנושאים נוספים ודיונים מרחיבי דעת בתחום האירועים כנסו לפורום שלנו כאן.