אז איפה מתחילים?!
כללית, התחום אליו קשורה השאלה הזו נקרא PIM=Personal Information Management (ניהול מידע אישי), והוא דן באופן בו אנשים מנהלים את המידע לצורך אחזורו על ידם (בניגוד, למשל, לספריה או ארכיון, שם מאחסנים מידע לצורך אחזורו על ידי כל אדם). בשורה התחתונה - ניהול מידע אישי מתבצע באופן סובייקטיבי ביותר. כלומר, כל אחד פועל על פי דרכו. יתרה מזאת, מחקרים מראים שבעידן הדיגיטלי, ועם כמויות המידע העצומות אותן אנו אוגרים, אנשים מתקשים מאוד לאתר מידע אותו שמרו (נסה לחשוב על תמונה דיגיטלית כלשהי שאחסנת במחשב לפני שנתיים או שלוש ונסה לאתר אותה היום).
לענייננו - כמה נקודות למחשבה (ואל דאגה, לא תהיה תשובה מוחלטת בסוף
):
אנלוגי ודיגיטלי
במהלך המחקר, נאסף חומר רב, הן אנלוגי והן דיגיטלי. חלק מן החומר האנלוגי אפשר להפוך לדיגיטלי (למשל, לסרוק תמונות או מסמכים) - חלקו יישאר אנלוגי (למשל, ספרים, חפצים). מכאן שיש לנהל במקביל שני עולמות.
ריבוי פורמטים
גם אם מתייחסים רק לחומר הדיגיטלי (בין אם מקורו באנלוגי ובין אם תמיד היה דיגיטלי) - יש המון סוגים של מידע. יש קבצי תמונות ומסמכי טקסט, יש טבלאות אקסל, יש מיילים וקישורים, ועוד הרבה סוגים. אחד מעקרונות ה - PIM שהוצעו היה לנהל את המידע האישי לפי פרויקטים ולא לפי פורמט, וזאת בניגוד לנורמה. למשל, היום אתה עשוי להחזיק תיקיית "משפחת לוי" בתיבת המייל ותיקיית "משפחת לוי" בתיקיית התמונות. על פי הגישה שהזכרתי, היית צריך להחזיק תיקיית "משפחת לוי" אחת, ובה לרכז גם תמונות וגם מיילים וגם קבצי טקסט וגם קישורים לאתרים רלוונטיים. אני לא מכיר אנשים שעובדים כך...
תוכנות גנאלוגיות
נדמה לי שאפשר לומר שאף תוכנה גנאלוגית המוצעת היום אינה מטפלת בבעיות הללו של ניהול הארכיון הביתי. המקסימום שחלקן מציעות הוא לצרף קבצים שונים ומקורות שונים לאנשים בעץ המשפחה, אבל זה ממש לא עונה על הצורך האמיתי שלנו. תוכנות רציניות לניהול ארכיון קיימות, אבל הן בדרך כלל "מקצועיות מדי", כלומר לא נועדו למשתמש הביתי, ומכאן - יקרות מדי.
אז מה עושים בכל זאת?!
קטלוג
ניהול קטלוג של החומר שברשותך הוא הבסיס לארגון מסודר של החומר. הקטלוג יכול להיות דיגיטלי (כלומר, להיות מנוהל באמצעות קובץ בתוכנה הנוחה לך) ולכלול גם את החומר האנלוגי.
מדריך מפורט אחד לרפואה
המדריך שכתבה בזמנו
כוכה שלנו הוא חשוב ביותר ועוסק גם באופן שמירת החומרים וגם באופן קיטלוגם. אני ממליץ לכולם לקרוא את המאמר הזה.
ושוב: מה עושים בפועל?
קודם כל, מדברים על הנושא. כאן, שם, ובכל מקום. לטעמי, אין מספיק דיון בנושא הזה בקהילה הגנאלוגית (בארץ ובעולם).
שנית, פועלים באופן עקבי ומסודר, תוך תיעוד הארגון. שימו לב, מדובר כאן על תיעוד ברמת המטה, כלומר לא תיעוד של החומר אלא תיעוד של האופן בו החומר מתועד. הקטלוג מהווה מעין שלד לארגון החומר, ממש כמו שיומן המחקר מהווה שלד לניהול המחקר עצמו. יומן המחקר הופך להיות פריט אחד מני רבים בארכיון הביתי. גם עץ המשפחה הוא פריט אחד מני רבים.
שלישית, חושבים על כל אחד מן הפורמטים האפשריים - תמונות, מסמכים, ספרים, עצי משפחה, מפות, חפצים, קבצי אקסל, קבצי עדויות, קישורים, מיילים, וכו'.
ורביעית,
מגבים את כל החומר הדיגיטלי ושומרים היטב על כל החומר האנלוגי.
אני מנהל במחשב האישי תיקיית "גנאלוגיה", תחתיה יש חלוקה לפי משפחות. כל תיקייה משפחתית מחולקת לענפים. בשלב מסוים, כמובן, יש חפיפה בין הענפים (למשל, מידע אודות אמא שלי יכול עקרונית להימצא גם בתיקיה שמוקדשת למשפחת אביה וגם בזו המוקדשת למשפחת אמה), ולכן צריך להחליט על איזשהי דרך ולפעול לפיה. אפשר לפתוח תיקיות שיהיו קיצורי דרך, אפשר לציין הפניות - והכל צריך להופיע בקטלוג. בנוסף, יש גם תיקיות נושאיות/גיאוגרפיות. אני, אישית, מנהל קטלוג דומה גם בתיבת המייל.
במרחב הפיזי, יש לי תיקיות שמסודרות לפי משפחות/נושאים ומופיעות גם הן בקטלוג.
וזה, כמובן, רק על קצה המזלג...
ארנון
