קודם כל: לא לוותר על אישורי הגעה
בד"כ, ככל שכמות המוזמנים היא קטנה יותר ואז בד"כ מדובר במשפחה ומעגל חברים קרוב - אחוזי ההגעה הם גבוהים, יכולים להגיע ל 90%.
אם כמות המוזמנים כוללת לא רק מעגל חברים קרוב אלא שהיא מתפרסת לחברים מצבא, תיכון, עמיתים לעבודה של ההורים וכד' - ניתן להעריך (הערכה גסה אומנם) שיהיו 20% היעדרויות ואולי אף יותר.
אין פה נוסחה קבועה
אך אלו הן פחות או יותר הפרופורציות.
הכי חשוב: לא לוותר על אישורי הגעה ואז להפחית לפחות 5-10% מאלו שאישרו הגעתם בכמות הסופית שמתחייבים לה לאולם.
תמיד יש רזרבה שניתן להשתמש בה למרווח עבור האורחים שיפתיעו