עובדת מתארת עמית שאימץ הרגל חדש: כשמישהו שואל אותו בפגישה שאלה שלדעתו כבר ענה עליה בכתב, הוא פותח את התשובה בביטוי המוכר מעולם המיילים, בנוסח "כפי שכתבתי במייל הקודם". באחת הפעמים היא שאלה אם דוח מסוים הושלם, והוא ענה בדיוק כך. המייל שאליו התייחס נשלח אחת־עשרה דקות קודם.
היא שואלת, בחצי חיוך, אם יש דרך מקצועית להסביר לו שביטוי של מייל לא מקבל יותר כוח כשאומרים אותו בקול, והאם סביר לבקש ממנו לענות על שאלות בעל פה כמו אדם רגיל. היא אפילו שקלה להשיב לו בכל פעם "ראה קובץ מצורף", אבל חוששת שזה יסלים את המצב.
קודם כול, ההומור
יש בסיפור הזה משהו משעשע באמת. מי שאינו המנהל של אותו עמית יכול פשוט ליהנות מהאבסורד ולא להפוך אותו לסכסוך. הומור משרדי הוא לא תמיד בעיה שצריך לפתור, ולעיתים הוא אפילו מוריד מתחים.
ועם זאת, הביטוי הזה מגיע לרוב ממקום של תסכול. מי שכותב "כפי שכתבתי במייל הקודם" מרגיש בדרך כלל שהודעות שלו לא נקראות. כשהתסכול מופנה למייל שנשלח רק לפני דקות, זו כמובן הגזמה, אבל ייתכן שהוא מגיב לדפוס רחב יותר ולא למקרה הבודד.
הידעת? מה זה "תקשורת פסיבית־אגרסיבית"?
תקשורת פסיבית־אגרסיבית היא דרך להביע כעס או תסכול בעקיפין, בלי לומר אותם במפורש. בעולם העבודה היא מופיעה לא פעם בניסוחים מנומסים לכאורה, כמו תזכורות מודגשות או הפניות חוזרות להודעות קודמות.
לכן כדאי לשאול: האם באמת יש בצוות נטייה להתעלם מהמיילים שלו? אם כן, ההרגל שלו הוא סימפטום, והפתרון הוא לשפר את זרימת המידע. אם לא, וזו פשוט דרך מעצבנת לדבר, יש כמה תגובות פשוטות.
איך מגיבים
הדרך הטובה ביותר היא להגיב בכנות ובפשטות. אפשר לומר שהמייל נקרא אבל משהו בו לא היה ברור, או לציין בנחת שהוא נשלח לפני דקות ספורות ולכן עוד לא נקרא. כך הדיון חוזר לתוכן ולא הופך לעימות על סגנון.
אם הדפוס נמשך, אפשר לשאול אותו ישירות, ובטון רגוע, אם ההפניות החוזרות למיילים מבטאות תסכול מכך שהוא נשאל שוב דברים שכבר ענה עליהם. לאחר מכן אפשר להוסיף שכולם מוצפים במיילים, ושחשוב שיהיה אפשר לשאול שאלות כשצריך.
דוגמאות מהשטח
נניח צוות שבו מנהלת הפרויקט שולחת עדכון מפורט כל בוקר, ובכל זאת נשאלת בפגישת הצהריים את אותן שאלות. אחרי כמה שבועות היא מתחילה לפתוח כל תשובה בהפניה לעדכון. ההרגל המעצבן הוא כאן תוצאה של בעיה אמיתית: אף אחד לא קורא את העדכונים.
במקרה אחר, עובד משתמש בביטוי הזה כבדיחה פנימית, והצוות צוחק איתו. כאן אין בעיה לפתור בכלל. ההבדל בין שני המקרים הוא לא הביטוי עצמו, אלא הטון, ההקשר והאופן שבו הוא נקלט אצל האחרים.
שאלות ותשובות
האם זה עניין שצריך להעלות מול המנהל?
לרוב לא. מדובר בעניין של סגנון. רק אם זה פוגע בעבודה או מלווה בהתנהגות מזלזלת באופן קבוע, יש מקום לערב את המנהל.
האם להשיב לו באותו מטבע?
מפתה, אבל עדיף שלא. תגובה עוקצנית מסלימה, ותגובה עניינית מנטרלת.
איך מצמצמים את הצורך בשאלות חוזרות?
מסכמים החלטות במסמך משותף, קובעים זמני תגובה סבירים למיילים ומבהירים איזה ערוץ משמש לאיזה סוג מידע.
מה אם הביטוי מופנה תמיד לאותו אדם?
אז ייתכן שיש בין השניים מתח שכדאי לברר בשיחה אישית, לפני שהוא מתפתח לסכסוך גלוי.
טיפים מעשיים
- לפני שאלה בפגישה, לבדוק בזריזות אם התשובה כבר הגיעה בכתב.
- להגיב בעובדות, למשל שהמייל נשלח זה עתה, ולא בעקיצות.
- לשאול בגלוי אם יש תסכול מאחורי ההפניות החוזרות.
- לשמור על פרופורציה: לא כל הרגל מעצבן מצריך שיחה רשמית.
סיפורים על עמיתים, הרגלים ותקשורת במשרד מחכים למגיבים בפורום יחסים בעבודה בתפוז, ומי שמרגיש שהאווירה בעבודה מתחילה להכביד יכול לשתף בפורום מתוסכלים בעבודה. רעיונות להתכונן טוב יותר לשיחות חשובות מופיעים בכתבה "שני דברים שעושים לפני פגישה חשובה – וטיפ ממומחית משא ומתן מהרווארד".
