נקודות לפגישה עם מנהל האירוע
- לו"ז ליום האירוע. בעיקרון, הלו"ז כולל את כל מה שהולך לקרות באירוע: מתי מתחילה קבלת הפנים, מתי החופה, מתי המזנונים נפתחים, מתי הקינוחים יוצאים וכו'.
כמו כן - אפשר לציין נקודות כמו - עד כמה הלו"ז גמיש: למשל, לאיזה איחור בחופה אתם מוכנים - כלומר, חופה לכל המאוחר בשעה X.
נקודות נוספות - אצלנו מנהל האירוע היה ממש מסודר והאירוע תקתק עד לפרטים הכי קטנים (ברמת ה-לקחת ממני את הזר מיד אחרי שנכנסנים לחופה, לשמור לנו על הטבעות, לשאול אותי איזה יין אני רוצה שיהיה - יין אדום או יין לבן). אם יש לך בקשות מיוחדות - זה הזמן לציין אותן. סביר להניח שהוא יכין איתכם גאנט של האירוע.
מנהל אירוע מקצועי ידע לציין את הנקודות שלדעתו חשובות ולדבר איתכם עליהן בפגישה.
- רשימת ספקים - חשוב שמנהל האירוע ידע בדיוק מיהם הספקים שצפויים להגיע- למשל, מגנטים, נגנים מיוחדים וכו'. חשוב לתת לו פרטי יצירת קשר איתם ולדבר איתם ולוודא שמנהל האירוע והספקים הנוספים מתואמים.
מיהו הרב / עורך הטקס + פרטי יצירת קשר איתו - מנהל אירוע אחראי יוודא במהלך האירוע שמי שאמון על עריכת הטקס הגיע בזמן ושכל הנושא מכוסה.
- מי האחראי מטעמכם על פתיחת רזרבות.
- האם אתם מסכימים שיפתיעו אותכם בנאומים / שירים / מצגות? אפשר להגיד שאתם לא מסכימים ושידאג לא לתת.
- האם יש תכנון לנאומים / שירים / מצגות.
פרט נוסף שחשוב להדגיש - אין קיפול שולחנות לפני שהמסיבה נגמרת. עם הקיפול מחכים עד לסוף האירוע.
עוד נקודות -
אם יש בקשות מיוחדות - תזכירו את זה.
אם הבטיחו לכם דברים נוספים - שוב, תזכירו להם.
אצלנו, בגלל שהתחתנו בתחילת נובמבר דיברתי מראש עם מנהל האירוע ואמרתי לו שאם מזג האוויר נהיה קר מדי - שידאג לארגן את האירוע בפנים ולא בחוץ. בסוף היה יום שימשי וגם בערב היה נעים מספיק.
בגדול, אלו הנושאים.
אני חייבת לציין שביום האירוע הזוג מאד מתרגש ושוכח המון המון דברים - אז כל מה שאפשר לסגור בפגישה- כדאי לסגור.
אצלנו, למרות שקבענו שעד 19:30 גג עורכים את החופה - ב-19:15 ניגש אלינו מנהל האירוע ואמר לנו שזה זמן טוב להתחיל את החופה. לא כולם הגיעו ודי התבאסנו והוא לא ויתר לנו ואמר לנו שלוקח זמן להתארגן ושעד שנתארגן כולם כבר יגיעו. אנחנו משכנו את זה עוד 10 דקות - כי רצינו לראות שהחברים מגיעים ובסוף הוא שכנע אותנו שהגיע הזמן. הלכנו לחדר חתן כלה, התארגנו זריז והחופה הייתה בזמן שקבענו מראש. אני מאד שמחה שהוא היה אסרטיבי ואמר לנו שזה הזמן לערוך את החופה -
הוא צדק. כולם הספיקו להגיע ויצא טוב שהחופה נערכה בזמן - ככה אנשים לא התייבשו יותר מדי.
היום אני יכולה להגיד שגם לפני החתונה שלנו, כאורחת אני אוהבת שהחופה נערכת בזמן - זה מאד נחמד שלא מושכים אותך יותר מדי זמן...
אני מאד מעריכה עמידה בזמנים בכל מה שקשור באירועים.
אגב, בדיעבד, כל מי שהיה חשוב לנו שיהיה בחופה היה בחופה. אז גם אם כמה חברים רחוקים לא הגיעו בזמן - כל הקרובים היו!
