אישורי הגעה וסידורי הושבה - הסבר קצר
מצורף קישור להסבר שלי - שנכנס גם בזמנו להודעות הנבחרות.
בקצרה, אסביר שוב את הנושא, לטובת מי שצריכה עזרה.
לפני שמתחילים (שבוע-שבוע וחצי לפני החתונה), אמורה להיות לכם ביד רשימת מוזמנים סופית (כולל הזמנות שההורים ביקשו ברגע האחרון כי שכחו עוד כמה אנשים...
).
כשעוברים על הרשימה הזו, מבינים שיש אנשים ספציפיים שלא צריך לאשר איתם הגעה. אלו האנשים מהמעגל הכי הכי קרוב שרואים יום יום וברור לכולם שיגיעו לחתונה.
אפשר תמיד לשאול אותם בצחוק- אבל בגדול - תמיד יש כמה אנשים שהתשובה שלהם ברורה.
בשלב הזה יש כמה שיטות וזה תלוי באורחים ובהיכרות שלכם איתם. אצלנו, חילקתי את המוזמנים לקבוצות וכך גם חסכתי זמן והתעסקות. במשפחה של בעלי בני הדודים מאד מגובשים. הם משפחה קטנה והם מאד קרובים. יש שתי קבוצות של בני דודים ובכל קבוצה מינינו בן דוד אחראי שמקבל את המידע על הגעה מבני הדודים האחרים. זה עבד בצורה מצוינת. במשפחה שלי - אמא שלי התקשרה ושאלה. אנחנו חצי פולנים - אז אנשים נתנו תשובות מהימנות כדי שלא לצאת לא מנומסים. בעבודה שלי - מיניתי חברה שלי שתהיה אחראית לשאול את כולם אם הם באים. היא שלחה מייל וכמה ימים לפני קיבלתי ממנה רשימה מדויקת. כך היה גם בעבודה של בעלי. חמותי מורה- אז היא תלתה דף בחדר המורים ומי שתכנן לבוא נרשם וגם נרשם להסעה שהיא ארגנה. חמותי גם מינתה חברה שלה שתלך ותשאל את מי שלא נרשם והיא כן חשבה שיבוא.
בקיצור - אחרי כל הקבוצות האלו - נשארו מעט מאד אנשים שצריך היה באמת להתקשר אליהם. לחלק התקשרנו "כאילו" מהאולם וחלק פשוט שאלנו. יצא שהחלוקה לקבוצות השאירה לנו מעט מאד טלפונים לעשות בסופו של דבר והתוצאות היו מהימנות (היו אנשים שאמרו שלא יבואו ובאו והיו אנשים שאמרו שכן יבואו ולא באו ובסוף יצא שמכמות המוזמנים הראשונית שהייתה לנו - ירדו בערך 15% וזהו ומכמות מאשרי ההגעה היו פחות מ-10% מהאנשים שאמרו שיגיעו ובסוף לא הגיעו ואלו שלא הגיעו - זה היה בגלל בלת"מים).
שימו לב - באישורי ההגעה - מי שאמר שאולי יגיע נספר כ"לא יגיע". מי שאמר שיחזיר תשובה ולא החזיר, נספר כ"לא מגיע". מי שנתן תשובה מתחמקת או שיש לו רקורד גרוע בהגעה לחתונה נספר כלא מגיע. חשוב להכין בצד רשימה של אנשים כאלו.
אחרי שיש רשימה סופית של מאשרי הגעה אפשר לגשת לסידורי ההושבה.
בכל אולם השיטה שונה - אבל בדרך כלל מקבלים מעין "סקיצה" שמראה את הסידור של השולחנות באולם ביחס לרחבת הריקודים ואז גם אפשר להבחין בין שולחנות שקרובים לרחבה לבין שולחנות שקטים יותר.
אני ממליצה לעבוד עם סקיצה ועם רשימה באקסל.
בשלב הראשון - מחלקים את כל האורחים שאישרו הגעה לקבוצות של 12 ומכינים רשימת אקסל (במקרים מסוימים, אפשר גם 13, למשל אצלנו היה מישהו שהודיע שהוא הולך לאירוע אחר ומגיע לאירוע שלנו בסוף, כדי להגיד שלום... הוא היה הבן אדם ה-13 בשולחן. בסוף אגב, הוא הגיע בתחילת האירוע, אבל מישהו אחר לא הגיע כך שהיה לו מקום).
בשלב הזה אני האצלתי סמכויות. אמא שלי חילקה את המוזמנים שלה לקבוצות, אמא של אורן חילקה את המוזמנים שלה לקבוצות ואני חילקתי את המוזמנים שלנו לקבוצות. זה עבד מצוין והן עמדו בזמנים.
חשוב מאד- לא להילחץ אם לא מצליחים להושיב 12 בשולחן כי מבחינת קבוצות זה לא מסתדר. אפשר תמיד לבקש מהמקום ששולחן אחד או שניים יערכו ל-8 אנשים ואז להושיב 10 וכל מיני סידורים כאלו. אם המקום גמיש, יסכימו לבוא לקראתכם בנושא הזה. אפשר גם קצת ללחוץ - פשוט חשוב לוודא שאתם באמת תשלמו על השולחן הזה לפי 8 אנשים ולא לפי 10... אפשר לנסות לקבל את זה בכתב- למשל, לשלוח מייל, "אנא אשרי לי את קבלת הסידור המצ"ב. בהמשך לשיחתנו, הוסכם ששולחנות X, Y ו-Z יכילו 8 אנשים ואנחנו נחויב על 8 אנשים, אא"כ תיפתח רזרבה".
אח"כ לוקחים את מספר האנשים שאישרו הגעה וגוזרים ממנו 10% (בלי כל ה-"אולי" למיניהם). לדוגמא, אם 330 אישרו הגעה, מורידים 33 אנשים ויוצא - 297.
התוצאה שצריכים לקבל היא שיהיו מקומות ערוכים ל-297 אנשים.
עכשיו ניגשים למלאכת השיבוץ והסידור.
ניגשים לרשימה ומסמנים כוכביות ליד כל שולחן שחושדים שיהיו בו אנשים שלא יגיעו.
בעיקרון - הרעיון הוא להגיע ל-33 כוכביות (לפי המספרים שבחרתי בדוגמא). לכן בסופו של דבר, מלבד בשולחנות של האנשים הכי-הכי קרובים - אמורות להיות כוכביות בכל שולחן.
אצלנו, היו שולחנות שערכו ל-8 והושבנו בהם 12 אנשים...
297 חלקי 12 = 25 שולחנות. בסוף יוצאים 25 שולחנות כשכמעט בכל שולחן יש 2 כוכביות או יותר.
אחרי שיש רשימה מסודרת של השולחנות באקסל, כשליד כל שולחן יש מספר של כוכביות שמסמן את מספר אנשי הרזרבה, ניגשים לסקיצה.
בוחרים שולחן לכל קבוצה ורושמים ליד הקבוצה את מספר השולחן שהם קיבלו (הסקיצה אמורה לכלול גם מספרים לכל אחד מהשולחנות). על הסקיצה רושמים בכל אחד מהשולחנות לכמה אנשים צריך לערוך. אם למשל הושבת בשולחן 12 אנשים ויש 4 כוכביות - צריך לערוך ל-8 אנשים. אם הושבת 12 ויש 2 כוכביות - צריך לערוך ל-10 אנשים.
בסוף, אמורים להיות 2 מסמכים. 1. טבלת אקסל בה יש רשימה של האנשים מחולקים לקבוצות כשליד כל קבוצה יש מספר שולחן שמוצמד לה וכוכביות כדי לסמן את בכל שולחן את כמות המקומות שלא עורכים. 2. סקיצה שבה מסומן על כל אחד מהשולחנות - לכמה אנשים לערוך אותו. לפי זה אמורים לחייב אתכם.
ביום האירוע, אמור להיות נציג מטעמכם שיטפל בנושא ההושבה ויסתובב יחד עם מנהל האירוע.
אותו נציג יעבור ויראה אם יש אנשים שהגיעו מעבר לכמות האנשים שערכת להם מקום ואם צריך לפתוח להם רזרבה. פתיחת רזרבה תיעשה רק בחתימת הנציג.
אם יש שולחן שחסרים בו כיסאות ויש שולחן שיש בו מקומות ריקים, אפשר להעביר כיסא מאותו שולחן שיש בו עודף, ואז זה לא אמור להיחשב כרזרבה. ככה נמנעים מפתיחת רזרבות.
נקודה חשובה-
ההמלצה של מנהל האירוע שלנו שהתבררה כמאד נכונה הייתה כזו. אחרי החופה יש חיבוקים ונשיקות. אנחנו ממתינים מחוץ לאיזור האוכל בזמן שאנשים ניגשים למקומות שלהם ומתיישבים. בינתיים, מנהל האירוע והנציג שלנו עוברים ליד השולחנות ומוודאים שכולם מסודרים מבחינת הושבה. רק אחרי שכל נושא ההושבה סגור, מנהל האירוע מסמן לדי ג'יי להתחיל מוסיקה לריקודים ואנחנו נכנסים.
זה חשוב מאד. אם המוסיקה של הריקודים תתחיל לפני שכולם ישבו, לא תהיה דרך לוודא אם באמת צריך לפתוח רזרבות או לא - כי כשמתחילים את המוסיקה אנשים קמים ואז אי אפשר לראות איפה יש מקומות פנויים ואם באמת יש צורך לפתוח רזרבה.
אגב, על אותו משקל חשוב לבקש מהמקום. לא פותחים את עמדות האוכל עד שכולם ישובים. אפשר לשים מוסיקת רקע.
כל הנושא של בדיקה האם כולם יושבים לא אמור לקחת יותר מ-10 דקות גג רבע שעה. בזמן הזה מומלץ שתהיה מוסיקה שקטה והזוג ימתין בחוץ (כדי שלא יקומו אליהם). אצלנו, הנושא הזה עבד מאד ביעילות וזה היה מאד נכון לעשות את זה ככה.
