כמה טיפים
קודם כל, בשלב הראשון, תבדקו כמה אנשים אישרו לכם הגעה באופן סופי.
מהמספר הזה, תורידו 10%.
אותם 10% הם הרזרבה שלכם והמספר אחרי ההפחתה של ה-10% זה המינימום אליו אתם מתחייבים (אא"כ המקום מציע לכם רזרבה גדולה יותר).
לדוגמא- אם אישרו לכם הגעה 300 אנשים - אתם מושיבים רק 270 והיתרה יהיו רזרבה.
ועכשיו לשאלת השאלות: איך עושים את זה?
קודם כל, לגבי האם להושיב או לא להושיב את ההורים: לי היה חשוב שלהורים יהיה מקום מסודר ואפשרות לאכול בנוחות.
לכן הושבנו את המשפחה הגרעינית הקרובה - הורים ואחים. אם אתה רוצה, אתה אכן יכול לא לשריין מקום להורים ולאחים ולהגיד להם שיתייבשו במקום שיהיה פנוי.
עכשיו לגבי ההושבה: רזרבה בתוך השולחן.
קודם כל, אתה מחלק את המוזמנים שאישרו הגעה לקבוצות.
רצוי קבוצות של 12 אנשים ואפילו יותר. בקבוצות האלו אתה כולל רק אנשים שאמרו שיבואו, ולא אנשים שאמרו אולי. מי שאמר אולי - אפשר לשייך אותו לקבוצה מסוימת - אבל כבן אדם ה-13 וכך הלאה של הקבוצה.
אחרי שכל האנשים מחולקים לקבוצות, תעבור על הרשימה ותתחיל לסמן בכל שולחן כוכבית ליד אורחים "חשודים".
כמות הכוכביות שלך אמורה להיות שווה ל-10% מכמות האורחים.
כשהגעת לכמות הכוכביות המקסימליות (10%)- יש לך את כל הרזרבה שלך.
עכשיו זה השלב שבו אתה רושם ליד כל קבוצה את מספר המקומות שצריך לערוך בשולחן שלה - ללא האנשים שהחשבת כרזרבה.
האנשים שהחשבת כרזרבה יקבלו גם הם פתקית הושבה ואם יהיה צורך - המלצרים יוסיפו כיסאות.
הרעיון הוא שנניח יש לך שולחן שמתאים ל-12 אנשים. אתה אומר למקום לערוך רק 10 מקומות. אם מגיעים בפועל 12 אנשים, המלצרים מוסיפים כיסאות וזה נחשב פתיחת מקום רזרבה.
יש שיטה נוספת שהגולשת False Angel ממליצה עליה, שאני באופן אישי לא ניסיתי ולכן אני לא יודעת אם מאשרים את זה- והיא - אם נניח ערכת שולחן מסוים ל-10 אנשים ובפועל הגיעו 12 ובשולחן אחר ערכת ל-10 אנשים ובפועל הגיעו 8 - אפשר לקחת את הכיסא והסכו"ם מהשולחן של ה-8 ולהעביר לשולחן של ה-12 וככה נמנעים מפתיחת כיסאות רזרבה! כלומר, הרעיון הוא שלא עורכים מקומות חדשים בשולחן ו"פותחים רזרבה"- עד שלא ממצים את כל מקומות הישיבה הפנויים.
בשביל שכל נושא ההושבה יתקתק- אתה אמור למנות אדם אחד או שניים שמכירים את האורחים ואתם גם סומכים עליהם - לתת להם את הרשימה של האורחים ואת הסקיצה של השולחנות ולהדריך אותם לגבי מהלך ההושבה. כמובן, צריך להסביר להם שהרעיון הוא לוודא שלא פותחים רזרבה לפני שממצים את כל המקומות הפנויים הקיימים.
פתיחת רזרבה תיעשה רק בחתימת ידם של הנציגים שלכם!
מקווה שזה היה ברור.
אגב, נקודה קטנה, באופן אישי בחרתי בשולחנות עם אורחים מבוגרים המתקשים בהליכה לא לשבץ מקומות רזרבה. לא רציתי ליצור סיטואציה לא נעימה שבן אדם קשיש ממתין לכיסא. שים לב לזה.
וגם - אחרי שתהיה לך את הטבלה עם הקבוצות של האנשים - אתה אמור לשבץ אותם לפי שולחנות בסקיצה. הרעיון הוא לסמן ליד כל קבוצה באיזה שולחן היא יושבת ועל גבי הסקיצה לסמן לכמה אנשים אורחים את אותו שולחן. חשוב לוודא שכמות השולחנות תואמת את כמות הקבוצות. חשוב לוודא שרשמת מספר מקומות נכון ליד כל שולחן (למשל, 10, 12, 8). חשוב מאד שלנציג שלך תהיה גם את הסקיצה.
כמובן שבסקיצה חשוב שיהיה מסומן באופן ברור איפה רחבת הריקודים כדי שתדע איפה להושיב את האורחים הצעירים יותר, ואיפה להושיב את האורחים המבוגרים יותר.
