00
עדכונים

מנוי במייל

קבלת עדכונים על רשומות חדשות ישירות לתיבת האמייל
יש להזין אימייל תקין על מנת להרשם לעדכונים
ברגעים אלו נשלח אליך אימייל לאישור/ביטול ההרשמה
*שים/י לב, מרגע עשית מנוי, כותב/ת הבלוג יוכל לראות את כתובת האמייל שלך ברשימת העוקבים.
X

פלאנרז הפקות

טיפים והמלצות להפקת אירועים וחתונות

ארגון אירועים בתקציב מינימלי

אולי אתם חושבים שאין דרך לארגן אירוע בתקציב אפסי, אבל, תאמינו או לא, ניתן לעשות את זה וזה אפשרי לגמרי. אתם תצטרכו להתאזר בסבלנות והתמדה בכדי להקים עסק משלכם לארגון אירועים, אך אתם בהחלט לא תצטרכו לגייס הון. תתאמו את הפרויקט שלכם בקפידה, עמדו בלוחות זמנים שהצבתם לעצמכם והיו שקדנים.

1. רעיון וקונספט

ברגע שיש לכם רעיון, זכרו שאתם צריכים להיות גמישים. השאירו לעצמכם קצת מקום לשינויים ופיתוח של הרעיון. ברגע שתשלימו את הרעיון, המשיכו לפיתוח הקונספט של האירוע. הקונספט יעניק לכם יתרון תחרותי רב יותר; זה מה שיגרום לאירוע שלכם להתבלט מתוך אירועים דומים.

הקונספט של האירוע יכול לכלול דברים כמו עיצוב, שיתוף פעולה ושותפויות עם חברות, טכנולוגיה, מקום, ועוד. כיום, מרבית מארגני האירועים שואפים לארגן אירועים ידידותיים לסביבה, אשר כוללים מחזור, התמקדות בפרסום מקוון ועוד. לקבלת רעיונות נוספים על קונספטים ידידותיים לסביבה, קראו את 10 העצות לארגון אירועים ירוקים. זכרו, אתם לא רק מארגנים אירוע; אתם יוצרים חוויה עבור הקהל שלכם. וזה מביא אותנו לנקודה השנייה.

שולחן ערוך עם שזירת פרחים ורודים באירוע

2. זהו הקהל

אף פעם אין לזלזל בזיהוי הקהל עבור האירוע שלכם. הקהל שלכם הוא המפתח למציאת נותני החסות והשותפים הנכונים. אז תשאלו את עצמכם את השאלות הבאות: האם האירוע שלי מיועד לקהל נישה, והאם יופיעו סוגים מסוימים של יחידים/עסקים? איזה קהל משכו הדוברים באירוע שעליהם חשבתי?

בהתחשב במחיר ההשתתפות, אילו קבוצות יגיעו? אם האירוע יקר מדי, אולי סטודנטים לא יהיו להוטים להשתתף בו. היו מוכנים לתת הנחות ולקבוע תקופה לקידום האירוע. כמו כן, תחשבו על המקום והשעה של האירוע כדי להעריך את סוגי האנשים שעשויים להגיע.

3. צרו את סדר היום

ברגע שהחלטתם מה יהיה הקונספט והקהל המשוער שצפוי להגיע, התחילו לחשוב על סדר היום של האירוע. האם אתם רוצים אירוע שיימשך יום שלם; האם זו תהיה סדנה שתימשך כמה שבועות? מי הדוברים שאותם הזמנתם? בהסתמך על התשובות שלכם, אתם יכולים להתחיל לחפש את המקום, השותפים ונותני החסות המתאימים.

4. מצאו את המקום הנכון

המקום הוא דבר מאוד חשוב. עבור כנס שיימשך יום שלם, מרכז קונגרסים יהיה מקום מתאים; עם זאת, אם אתם מארגנים סדנאות, מקום שמאפשר שיתוף פעולה הדוק בין המשתתפים יהווה בחירה טובה יותר. בכל מקרה, הכינו הצעה לשותפות עבור המקום הנבחר שלכם.

המטרה היא למצוא מקום שאתו יש לכם אינטרסים משותפים כדי שתוכלו לנהל משא ומתן על השימוש במקום ללא תשלום. כן, זה אפשרי.

5. הזמינו דוברים בחינם

בכדי למשוך לאירוע שלכם דוברים ללא תשלום, עליכם לערוך תכנית אירוע מפותחת היטב שמראה תשוקה והשראה, כדי שתוכלו להציע להם רשימה של יתרונות שהם לא יוכלו לעמוד בפניה, בעקבות השתתפותם. עבור כל דובר היתרונות יהיו שונים, אך יתרון משותף אחד הוא פופולריזציה של השם/המותג שלהם בקרב קהל יעד, כמו גם הזדמנות לפרסום.

אל תהיו מדוכדכים אם מישהו מסרב להשתתף, במקום זאת היו מוכנים לשנות את ההצעה שלכם ותמיד תחשבו על כמה מרצים נוספים.

6. תמצאו שותפים

שותפויות הן לא דבר שקשה להשיג, כפי שאתם עשויים לחשוב. צרו קשר עם חברות כמו ספקיות קפה ומים, כדי שתוכלו לספק משקאות באירוע שלכם. כמו כן, באפשרותכם להציע לסטודנטים לעיצוב להעשיר את תיק העבודות שלהם על ידי יצירה של חומרי קידום ופרסום עבור האירוע שלכם.

7. תמצאו נותני חסות

קודם כל, אתם צריכים לשקול בזהירות אילו חברות וארגונים יהיו מעוניינים במתן חסות לאירוע שלכם ומה הם היתרונות שמתן החסות הזה מציע עבורם. חברות אשר נותנות חסות מעוניינות בקהל ובנושא של האירוע כאשר הן מחליטות האם האירוע שלכם הוא מקום מתאים לקידום המותג שלהם.

מעל הכל, מתן חסות הוא דרך לחיבור בין מותגים. לקבלת מידע מפורט על משיכת נותני חסות לאירוע שלכם עיינו במאמרים שלנו 'מחפשים נותן חסות לאירוע? (חלק 1)' ו"מחפשים נותן חסות לאירוע? (חלק 2)'.

8. שותפים שיווק ומדיה ללא תשלום

עריכה של מסע שיווק מספק ללא תשלום, הוא נושא בפני עצמו. ישנן מספר דרכים לעקוף פרסום יקר באינטרנט ומחוצה לו. ראשית, יש מדיה חברתית, שאיתה אתם יכולים לעבוד בעצמכם. אתם יכולים למצוא המון מידע באינטרנט עם עצות וניתוח של שימוש במדיה חברתית לצרכי קידום וסוגי הטעויות שמהם כדאי להימנע בכל מצב. עם זאת, אחד הכלים העוצמתיים ביותר לקידום באינטרנט הוא תוכן מרתק שאותו אתם יכולים לחלוק עם קהל היעד שלכם.

מציאת שותפי מדיה שידברו על האירוע שלכם, יפיצו רעיונות וביקורות תהיה נקודת התחלה נהדרת למסע השיווק שלכם. המדיה תעניק לכם מהימנות, לכן וודאו שאתם מוצאים שותף מדיה מכובד אחד לפחות.

9. אתר אינטרנט בחינם

למעשה עיצוב אתרים יכול לנקז מחצית מהתקציב שלכם, אז במקום זאת, נסו לעשות זאת בעצמכם. פתרונות רבים כמו וורדפרס ו- Wix מציעים שירותים נהדרים ליצירת אתר אינטרנט מותאם אישית ללא תשלום. אתם לא תזדקקו לידע נרחב ב- HTML ותימנעו מעלויות אירוח.

10. בחרו את התוכנה לניהול האירוע שלכם בחוכמה

תשקלו 2 דברים

  • אל תעבדו עם שירותים שמבקשים תשלום מקדמות.
  • אל תעבדו עם שירותים שלא מוכנים להחזיר את כספכם.

לפני שאתם בוחרים תוכנה לניהול והנפקת כרטיסים לאירוע שלכם חפשו ביסודיות פתרון שבאמת יתאים לכם. תיקחו בחשבון את האפשרויות שמציעים לכם ואת המחיר שלהן. אתם צריכים לבחור בפתרון שמציע לכם את אפשרויות ההתאמה האישית והגמישות הרבות ביותר ללא קשירתכם לצד שלישי.

כמו כן, עצתנו היא שתבדקו את תהליך התשלום על התוכנה, אחרת אתם עלולים לקבל הפתעה לא נעימה ולגלות שהתשלום שלכם מתעכב עקב נהלי ביצוע עסקה.

11. תבנו את המחיר שלכם בזהירות

לתכנית התמחור של האירוע שלכם יש תפקיד מכריע בתהליך קבלת החלטות של משתתפים רבים. לקבלת עצות תקצוב, קראו את המאמר 'כיצד להעריך את התקציב שלכם במדויק.' ושוב, היו מוכנים לספק הנחות ולקבוע תקופות לקידום האירוע.

12. פרסום בשידור חי

פרסום בשידור חי הוא השלב האחרון לפני האירוע עצמו. ברגע שהאירוע מתפרסם בשידור חי, היו מוכנים לענות על שאלות ולעקוב אחר התוצאות שלכם על בסיס שעתי כדי שתוכלו להתאים את התוכניות שלכם לנסיבות.

כתבה מומלצת: איך לבחור אולם אירועים

ספק לאירוע שלכם

למצוא ספקים לאירועים זה לא דבר פשוט. קיים מבחר גדול ומגוון של ספקים לחתונה, קייטרינג, שמלות כלה ועוד. 

לפני שאתם מתחייבים לכל ספק שהוא עליכם לבחון מספר דברים חשובים שכדאי לכם לתת עליהם את הדעת.

ככל שתבדקו עם יותר ספקים כך יהיה לכם יותר מידע כדי לקבל את ההחלטה הנכונה ביותר. אטרקציה מיוחדת למזכרות מהאירוע יכולה להיות תמונה על בלוק עץ

כדאי לבדוק חוות דעת כשאתם בוחרים קייטרינג לחתונה כיוון שחוויה לא טובה של אדם אחר תוכל לחסוך לכם הרבה כסף וזמן.

הוספת תגובה

נשארו 150 תוים
נשארו 1500 תוים

תגובה אחת

© כל הזכויות לתוכן המופיע בדף זה שייכות ל פלאנרז אלא אם צויין אחרת