00
עדכונים

מנוי במייל

קבלת עדכונים על רשומות חדשות ישירות לתיבת האמייל
יש להזין אימייל תקין על מנת להרשם לעדכונים
ברגעים אלו נשלח אליך אימייל לאישור/ביטול ההרשמה
*שים/י לב, מרגע עשית מנוי, כותב/ת הבלוג יוכל לראות את כתובת האמייל שלך ברשימת העוקבים.
X

orange techblog

איך להשתמש באימיילים כראוי

מרסי אלבוהר, סופרת ועיתונאית שכותבת גם עבור Shine, מגזין הנשים האינטרנטי של YAHOO!, הייתה בהלם לגלות שקרובת משפחה שלה כותבת את כל האימיילים שלה באותיות גדולות. היא לימדה אותה ללחוץ על CAPS LOCK לפני שליחת אימייל – ומאז מרגישה צורך עז ללמד אנשים איך לכתוב אימיילים. ברשומה הבאה היא מבקשת ללמוד את הקוראות שלה כיצד לשלוח אימייל "כך שלא ייראו טיפשות ושהקוראים שלהן לא יתעצבנו כשיקבלו את ההודעות".

מכיוון שהרשומה חשובה מאוד, בחרנו לתרגם אותה לעברית ולהוסיף, כבונוס בצבע כחול, מספר טיפים משל עצמנו.  

  • שנו את שורת הנושא בכל פעם שמעבירים נושא בשיחה. שורת הנושא באימייל צריכה לספר לקורא על מה ההודעה. שיחה שמתחילה ב"פגישה בבית של שמעון ביום חמישי" ומקבלת שורת נושא זהה אך מסתיימת בריכולים על אשתו של שמעון ונשארת עם שורת הנושא: "RE: re: re: re: פגישה בבית של שמעון ביום חמישי", תקשה על אנשים למיין את האימיילים ולחפש אותם אחר כך. (כמובן שזה לא רלוונטי בשרתי דואר אלקטרוני כמו Gmail ו- orange mail שיוצרים מתוך ההתכתבויות - שיחות).
  • כתבו שורת נושא הגיונית. זכרו שכשאתם שולחים אימיילים לחבר, אתם לא היחידים שעושים זאת. כנראה שחוץ מכם, יחכו לו עוד עשרים מכתבים. שימוש בשורת נושא "חשוב! לקרוא דחוף!" יכול להרגיז, "בהמשך לשיחה שלנו" או "הקובץ שביקשת" יכול לעצבן מעט והשארת שורת נושא ריקה יכולה לחרפן.
  • אל תשתמשו באימיילים כשיישום תקשורת אחר עדיף. או במילים אחרות: הפעילו שיקול דעת. אם אתם צריכים למסור הודעה דחופה, אל תסתפקו באימייל (שיכול להתעכב אצל הקורא מבלי שהוא עבר עליו במשך ימים) אלא שלחו SMS. כך, אם אתם רק רוצים לשאול בשלומו של מישהו ואתם רואים שהוא מחובר במסנג`ר או בצ`אט של ה- Facebook, ותרו על האימייל המסורבל ושלחו לו הודעה מיידית.
  • ענו באמצעות תגובות נפרדות. כששואלים אתכם באימייל מספר שאלות, נסו לענות על כל שאלה בנפרד. אפשר למספר את התשובות, אפשר להגיב פרטנית על כל שאלה ושאלה – ואפשר, כפי שמאוד נהוג, לצטט את שולח ההודעה ולהגיב לכל שאלה בנפרד, תוך הכנסת השאלה שלו לסוגריים או הדגשה של התגובה.
  • אל תגידו את המילה האחרונה. אין סיבה לסיים התכתבויות עם אינסוף "תודה", "בבקשה", "אתה תמיד מוזמן", "למה לא?" וכו`. כל התכתבות צריכה להסתיים בשלב מסוים ומוטב שעה אחת קודם.
  • השתמשו בפונקציית "עותק" כמה שפחות. נסו לשלוח עותקים של הודעה לכמה שפחות נמענים – ובכל מקרה, רק לאלו שבאמת צריכים להתעדכן. שימו לב – כששולחים עותקים של הודעות, כל הנמענים יכולים לראות את הכתובות של כולם. בשביל להסתיר את הכתובות, ניתן לשלוח "עותק מוסתר". הימנעו עד כמה שניתן מלהשתמש בפונקציית "Reply to all".
  • נסו לשמור על אימיילים קצרים. כמו שאתם לא אוהבים לקרוא אימייל ארוכים, ככה אחרים לא אוהבים לקבל.
  • איך האדם אליו אתם שולחים את האימייל אוהב לקבל מסמכים – מצורף או מועתק? כשאתם שולחים מסמך, אתם יכולים לעשות זאת באמצעות צירוף הקובץ לאימייל או העתקת הטקסט לתוך ההודעה עצמה. האופציה השנייה יותר קלה, אך יכולה לסרבל את האימייל. מוטב פשוט לשאול את הנמען איך הוא מעדיף לקרוא את המסמך. 
     
  • הקפידו על כינוי מזוהה. כידוע, מאחורי כל אימייל עומד כינוי מצליח. אם אתם רוצים שיזהו אתכם, ותרו על השימוש בכינויים "הנסיך מבנימינה" או "אבי19". מצאו שם שיזהה אתכם באופן מוחלט, כמו השם האמיתי שלכם, למשל. 
     
  • השתמשו באימייל פרטי לצרכים פרטיים. כלומר, כשאתם מתכתבים עם החבר/ה, שולחים תמונות לאמא או מחפשים עבודה – השתמשו במייל פרטי ולא במייל של העבודה. 
     
  • אמרו "לא" למכתבי שרשרת ובדיחות. גם אם הבדיחה נורא הצחיקה אתכם, היא לא תצחיק את החברים שלכם. להפך, היא די תרגיז. הימנעו מלהעביר הלאה מכתבי שרשרת, במיוחד אם אתם חושדים שמדובר בוירוס או מזיק אחר. 
     
  • הימנעו מאימייל משותף. אל תחלקו אימייל עם בן/בת הזוג או השותף. אנשים בוגרים צריכים תיבות אימייל משל עצמם. 
     
  • שמרו על הודעה ממוקדת וקריאה.
    • זאת לא דרישה מוגזמת כל כך. בסך הכל, להקפיד על פיסוק (נקודה בסוף משפט, פסיק באמצע, נקודתיים לפני פירוט וכו`) ודקדוק (אפשר להימנע מהמשפט "thx 4 ur help").
    • נסו להציב רווח בין שתי שורות, כל אדם צריך לנשום במעבר מנושא לנושא, כך גם כשהוא קורא אימייל.
    • הימנעו מלכתוב באותיות ע-נ-ק-י-ו-ת. כולם יכולים לקרוא מילים הכתובות בגודל הרגיל.
    • משפטים באימיילים לא צריכים להיות ארוכים יותר מ- 20 מילים. אם המשפט ארוך יותר, קצרו אותו.
     
  • אל תגיבו לדואר זבל. אם תעשו זאת, מפיץ דואר הזבל יידע שהכתובת שלכם "חיה", מה שיוביל לעוד ועוד דואר זבל. 
  • אימייל הוא לא משהו פרטי. אף פעם אל תשכחו: בשונה מטלפון או משיחה פנים-מול-פנים, אימייל הוא משהו שאתם כותבים ונשאר על המחשב של האדם אליו שלחתם את האימייל לנצח. הוא יכול להעביר את האימייל הלאה לבוס, למשטרה או לכל גורם אחר שהוא יחפוץ ולכן אין שליטה בזה.
     
  • קראו את המייל לפני שאתם לוחצים על "שלח". במקרה הטוב, אתם עלולים למצוא את עצמכם שולחים מייל עם שגיאות כתיב נוראיות. במקרה הרע, אתם עלולים לשלוח מייל לאדם הלא נכון. מכתב אהבה לבוס, למשל.
 שלח.
 
אין לקדם פוסט זה

הוספת תגובה

נשארו 150 תוים
נשארו 1500 תוים

3 תגובות

© כל הזכויות לתוכן המופיע בדף זה שייכות ל orangetech אלא אם צויין אחרת